掌握打電話的技巧可以有效防止你不必要的交談

語言技能也是節省金錢和時間的有效途徑。作為經理，你的大部分信息交流和業務都是通過電話實現的。 掌握打電話的技巧可以有效防止你不必要的交談。 1.養成隨時記錄的習慣——電話記錄用的紙和鉛筆應始終放在你的辦公桌上。一手拿麥克風，一手拿筆，隨時記錄。 2.報告我的姓名和單位名稱——說：“你好！我是某某公司的某某。某先生在嗎？”如果是秘書接的，我來接的時候需要再報名和單位。為了讓對方聽得清楚，說話的節奏應該比說話慢一點。 即使是經常打電話的人，也不能省去自報名的手續。不要理所當然地認為對方會聽到自己的聲音，這樣對方在接電話時就會分心猜測是誰打來的。 不能只說報名字“我是小李”，不知道有多少人姓李。因此，自報家門時應報全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以加深對你的印象。 3.確定對方是否有合適的通話時間——當你打電話給別人時，他們可能會忙于自己的事情。你應該表現出尊重他們的時間，給他們足夠的時間進行適當的調整。開始說話時可以問對方: “現在接電話方便嗎？” “你現在忙嗎？” “你現在有時間和我說話嗎？” “這個時候給你打電話合適嗎？” “你能抽出時間聽我的話嗎？”等等 如果你想定期和對方討論，你應該問對方哪一天，哪個小時更方便。這樣做不僅是為了讓對方冷靜下來和你討論，也是一個舉止問題。在 別人忙的時候打電話打擾是不禮貌的。 說明打電話的目的和需要多長時間。實事求是，既不能多報，也不能少說。明確需要占用一刻鐘，不能只說：“能占用你幾分鐘嗎？”應該說：“王先生，我想和你談談分配方案，大約需要一刻鐘。現在說說你不方便嗎？” 有時你可能只是想和對方約定一個方便的時間，然后打電話，但如果對方說“現在不行”，不宜推遲。 如果要在對方不方便的時候打擾，首先要道歉，說明原因 4.表明你打電話的目的——當你接通電話時，立即向對方解釋你打電話的目的，然后迅速轉向你所說的話題。專業專家認為，商場里的機智在于你能否在30秒內引起別人的注意。最有效的經理幾乎從不花一分鐘以上的時間討論任何事情. 避免與他人交談——當你打電話時，如果你和周圍的人說話，這是非常不禮貌和不合適的。如果你有更重要的事情要處理，你應該向對方道歉，解釋原因，然后在最短的時間內處理這些事情，不要讓別人等很長時間。假如考慮到對方可能會等很長時間，你可以向對方道歉，過一會兒再打。但是當你打電話時，最好避免這種感覺 道歉要簡單——有時候，當你不在的時候，有人會打電話給你，讓別人寫下電話告訴你。當你回這些電話的時候，不要在一些繁文縟節上浪費時間。例如：“我會盡快給你回電話”，或“昨天想給你回電話”，或“接到你的信，我馬上給你回電話，但你一整天都不在。”所有這些都只是過去的事情，只會耽誤你目前的業務時間，解釋太多是沒有意義的 7.不要占用對方太多時間——當你主動打電話給別人時，盡量避免占用對方太久。如果你要求對方找到一些信息或回答一個問題，你可能會花太長時間打電話。因為在大多數情況下，對方可能無法立即為你找到信息 ，或者立即給你一個肯定的答案，你必須給對方一些時間。如果你長時間給別人打電話，對方可能會很反感。因為也許他在等待處理某件事，他希望你馬上打電話。因此，當你認為對方可能需要一段時間才能給你答復時，你可以先掛斷電話，要求對方回電話通知你，或者你可以在一段時間后打電話，這樣你就不會占用別人的電話線太久，以影響他人的正常業務。 8.如果你想留言，請回電話。記得留下你的電話號碼。這是最基本的禮儀——即使對方是熟人，雙方也經常打電話，至少可以讓對方在查電話號碼簿之前不用分心。別忘了告訴對方回電話的最佳時間。當你可能外出時，記住這一點尤為重要。如果對方在外地，最好說明什么時候掛電話，請等，千萬不要讓對方花錢長途來找你。

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